仕事で取引先やお客様の地域に台風が接近している、もしくは台風の被害にあっている場合、どのようにお見舞いメールを送れば良いのか迷う事もありますね。
この記事ではビジネスメールのやり取りで、取引先に台風被害の気づかいやお見舞いを書き添えたいときのメールの作成法を例文とともに解説していきます。
目次
台風接近中の相手へのメールの書き方
相手の地域が台風接近中であることを知り、気遣いを兼ねたメールを送りたい場合は、通常の要件のメールの最後に付け加えるのがベストです。
＜文章構成＞
1.挨拶文
2.本題
3.台風接近に対しての気遣いの文
この順番で文章を組み立てるようにしましょう。
使える文言例
台風接近中の相手に対する気遣い文の例文をご紹介します。
・そちらに台風が近づいていることを報道で知りました。ご無理のないようにお過ごし下さいませ。
・〇日頃、そちらに大型の台風が接近する予報をニュースで知り、驚いております。□□様の安全をお祈り申し上げます。
・台風〇号が□□様のお住まいの地域に接近中であると、ニュースで報道されているのを見ました。どうぞ十分にお気を付けくださいませ。
文章構成の「3」にあたる部分に上記の文言を添えましょう。
台風通過直後の相手へのメール
相手の地域に台風が通過した直後に気遣いメールを送る場合、無事であるかどうかがまず気になるところなので、挨拶文のすぐ後に台風による安否を尋ねるのもよいでしょう。
＜文章構成＞
1.挨拶文
2.台風接近に対しての気遣い文
3.本題
使える文言例
台風が通過した直後にメールを送る場合に使える文言を紹介します。
・台風〇号の影響でそちらでは雨風が激しかったようですが、被害などはございませんでしょうか？何かお困りのことなどございましたら遠慮なくご連絡くださいませ。
・そちらに直撃した台風による被害がテレビで報じられておりましたが、□□様は被害やご不便などはございませんでしょうか？私どもでお役に立てます事がございましたらご遠慮なくお申し付けくださいませ。
・大型台風が□□様の住んでいらっしゃるあたりを通過しましたが、皆様のご様子はいかがと心配しております。もしも、ご被害がございましたらご一報くださいませ。
文章構成の「2」にあたる部分に上記の文言を添えましょう。
台風被害に遭った相手へのメール
もし相手が台風被害に遭っていた場合は、仕事などの話はせずに、台風のお見舞いメールを送りましょう。
この場合、冒頭の挨拶文は省くほうが好ましいです。相手側も被害に遭い、落ち着いて確認出来る状態ではないので、できるだけシンプルに完結にまとめることが大事です。
1.相手先の地域に被害があることを知ったという文
2.大丈夫だったか安否確認の文
3.こちらで手伝えることがあれば言ってくださいの文
4.お見舞い申し上げますの文
使える文言例
文章構成の項目別に使える文言礼を紹介します。
1.相手先の地域に被害があることを知ったという例文
・テレビのニュースでそちらの台風の被害の様子を知り、驚いております。
・報道でそちらの地域にも台風による被害が出ていることを知りました。
・台風〇号の被害がそちらの地域に出ていることをニュースで知り、大変驚いております。
・今朝のテレビニュースにより、台風〇号が□□様の周辺地域を襲い甚大な被害が出ていることを知りました。
・「そちらの地域」の表現は「御地」や会社の場合「貴社周辺地域」などに置き換えるとさらに丁寧になります。
2.大丈夫だったか安否確認の文
・□□様のご自宅は大丈夫でしたでしょうか？
・□□様はご無事でいらっしゃるかと、大変案じて、まずはメールにてご連絡をさしあげた次第です。
・御社、並びに□□様のご家族の皆様はご無事でいらっしゃりますでしょうか。
・□□様ならびに従業員の皆様はいかがかとご案じ申し上げております。
・何か私にできることがあれば、いつでもお知らせくださいませ。
・お困りのことがあれば、遠慮なくご連絡下さいませ。
・私どもで何かお手伝い出来ますことがございましたら、ご遠慮なくお申し付けくださいませ。
・微力ながらではありますが、弊社もできるだけお手伝いをさせていただきたいと思っております。
・まずは取り急ぎメールにてお見舞い申し上げます。
・メールにて恐縮ですが、取り急ぎお見舞いを申し上げます。
・被災された皆様が一日もはやく穏便な生活に戻られますことをお祈り申し上げます。
・一日も早い復旧をお祈り申し上げます。
上記の参考文を組み合わせて自然な気遣いのメールに仕上げましょう。
件名の書き方は？
仕事内容メインのメールに台風の気遣い文を加えるだけ場合は、仕事の内容が分かるような件名にします。
完全に台風のお見舞いメールの内容であるのならば、件名もそのことが伝わるような件名にしましょう。
つまり、件名だけをみて、仕事内容が書かれたメールなのか、台風のお見舞いメールなのか区別ができるようにしておくと、被害にあって対応に忙しい相手側もその時に必要な情報を得ることができるのでよいでしょう。
台風の気遣いメールの例文
メール全文の例文を紹介します。
件名：台風によるご被害はございませんでしたでしょうか
□□株式会社
△△部 ○○様
平素は、大変お世話になっております。
○○会社□□部の△△です。
今朝の報道で貴社周辺地域での台風による被害の様子を知り、大変驚いております。
貴社の皆様ならびに関係者の皆様はご無事でしょうか？
私どもで何かお役にたてますことがございましたら、お申し付けくださいませ。
弊社でできるかぎりのご支援をさせていただきたく存じます。
メールにて恐縮ですが、取り急ぎお見舞いを申し上げます。
件名：台風のお見舞い申し上げます
□□株式会社
△△部 ○○様
平素よりお世話になっております。
○○会社□□部の△△でございます。
（昨日・昨夜）の台風〇号により御地付近で大きな被害が出ているとの報道を受け、大変心配しております。
貴社の皆様のご無事をお祈りすると共に、私どもで何かお手伝い出来ます事がございましたら、ご遠慮なくご連絡下さいませ。
まずは取り急ぎメールにてお見舞い申し上げます。
まとめ
台風などの災害による気遣い・お見舞いメールはオリジリティを重視する必要はなく、簡潔にまとめ、少しでも早く送ることが大切です。
今回ご紹介した例文を組み合わせたりして、今の自分が台風の影響や被害を受けた相手を思いやる気持ちや、相手に出来ることえてくださいね。
